實施內部審核可以改進質量管理體系的績效，推動企業不斷發展和壯大。本文主要討論了質量管理體系內部審核的內涵和意義，分析了內部審核過程存在的問題，提出了提高內部審核有效性的措施，以供參考。 質量管理體系內部審核有效性提升措施 文／潘志林 張驕陽 甘美 近年來，以顧客為關注焦點，建立質量管理體系并持續改進，已經是企業生存和發展的必要條件。在企業質量管理體系運行過程中，難免會出現問題，而內部審核是發現和解決問題并提高企業市場競爭力的一種有效手段。 一 質量管理體系內部審核的意義 內部審核有助于質量體系問題的發現和改進。內部審核對問題和薄弱環節的發現，糾正措施的跟蹤驗證更加方便和深入；內部審核有助于質量體系有效性的提高。內部審核是對質量體系進行的一次系統性的審核，覆蓋質量體系運行的全部要素，全面的發現和改進問題；內部審核有助于管理者介入質量體系的運行。內部審核可根據管理者關注點，制定審核重點區域，為管理者調整和改進質量管理體系提供信息。 二 質量管理體系內部審核存在的問題 1.重視程度不足 （1）審核組成員安排不合理。審核人員多為業務人員兼職，對領導作用、策劃和支持的相關條款審核效果差，領導作用條款甚至不審核。 （2）受審核人員安排不合理。受審核人員一般為業務人員，不能完全知曉業務整體情況。導致審核結果不全面，無法發現深層次的問題。 （3）審核時間無法保證。 審核人員和受審核人員均為兼職人員，在審核過程中經常被其他事情打擾，審核計劃不能順利實施，甚至出現審核過程“偷工減料”的現象。 2. 審核程序不規范 （1）制定審核方案時考慮不全面。僅考慮標準條款和質量體系文件的要求，忽略管理評審要求、歷史不符合項整改情況、管理中的薄弱環節和相關方要求等方面的內容。 （2）審核資源分配不合理。審核時間平均分配，未對重點區域增加審核時間，審核人員審核與自身業務存在責任關系的過程。 （3）未對抽樣數量和審核發現作具體規定。審核人員隨意性較大，根據自身的理解進行審核，抽樣數量不統一，審核發現的符合性和不符合性證據記錄不完整。 3.審核人員能力不足 審核人員多為業務人員兼職，一般存在以下問題：有的內審員未經過系統培訓，缺少審核知識和審核技巧，審核經驗較少；有的內審員專業知識和技能水平不足，對審核內容的具體業務不熟悉，不能進行有效和深入的審核；有的內審員關注點較為單一，僅集中在表面問題點，不能發現背后的深層次問題，分析和總結能力較差，難以發現系統性問題。 4.不符合報告難以閉環 內部審核開具的不符合報告屬于企業的內部行為，權威性較差，整改進度和力度不足。有的不符合報告甚至不被受審核方認可和接受，整改也無從談起。有的不符合報告整改不能得到企業領導的有力支持，嚴重影響內部審核的有效性。 三 提高質量體系內部審核有效性的措施 1.增強領導質量意識，提高重視程度 領導重視是提高內部審核有效性的前提條件。一是提高企業領導對內部審核的重視程度，企業領導只有以身作則，才能帶動全體員工從思想和認識上轉變觀念。二是合理安排審核組成員，配置合適的審核員，例如領導作用條款的審核人員可以安排企業領導或聘請外部專家進行審核，提高審核的權威性。三是受審核人員應是掌握整體業務流程的管理人員，具有決定權，能全面的接受審核。四是給予審核過程足夠的資源支持，保證充足的審核時間，使審核過程能夠按計劃實施。 2.規范審核程序，細化工作流程 規范的工作流程是提高內部審核有效性的保證。一是企業應制定詳細的內部審核管理文件，明確編制審核方案考慮的內容范圍，包括標準要求、質量管理體系要求、管理評審提出的要求、以往審核中出現的不合格項、質量問題重復出現的部位、管理中的薄弱環節、相關方要求以及以往外部審核不符合項的驗證方面。二是根據審核的關注重點，合理分配審核時間，保證重點區域得到充分的審核，避免審核時間平均分配。三是根據審核員的工作內容和專業知識，合理分配審核條款，避免審核陌生的領域和存在責任關系的業務流程。四是明確審核抽樣原則和審核發現的記錄要求。五是在審核開始前，審核組長對全體審核組人員明確審核過程的注意事項和審核要求，審核發現不僅記錄不符合性的證據，也要記錄符合性的證據，保證審核記錄信息的全面、統一和準確。 3.加強審核人員隊伍建設，提高審核人員能力 審核人員是內部審核的實施者，建設一支有資質、有技術、熟悉質量標準、懂專業技術的審核員隊伍是必不可少的。一是策劃內審員的隊伍建設，提出內審員的數量、人員構成、專業知識和技能水平需求，選擇和發展合適的內審員。二是制定合理的培訓計劃，包括外部取證培訓和企業內部專業知識培訓。三是定期開展審核案例學習、分析和分享的討論會，將審核方法、技巧和注意事項進行交流和總結。四是讓實踐多、經驗豐富的審核員帶領新審核員一同審核，在審核實際過程中，實現審核經驗、方法和技巧的教學和傳承。五是總結改進，審核結束后召開總結會議，指出審核過程中出現的問題，表揚優秀的方式方法，使審核員的能力獲得提高。 4.加強不符合報告整改，跟蹤驗證措施有效性 不符合項的整改是質量體系有效運行和持續改進的重要環節，但不符合項的整改也是一個刮骨療傷的痛苦環節。一是需要得到企業領導的大力支持，包括對不符合項的認可、不符合項整改資源的提供、不同部門之間的協調。二是不符合項整改部門不能僅考慮本身的得失，要立足于企業全局，積極開展不符合項的整改。三是審核組織部門要拉條掛賬，明確不符合項整改的責任人員和時間節點，跟蹤整改進度和措施的有效性。四是建立合理的考核機制，考核方式不能僅考慮不符合項的數量，更應側重不符合項整改效果的評估，可對整改效果突出的部門進行獎勵。